Sharepoint und Office 365 – unsere digitalen Systeme

Office 365

Office 365 besitzt keine Zielgruppenfokussierung. Neben den Unternehmenskunden, sind die Möglichkeiten von Office 365 besonders für den Bildungsbereich, Behörden oder gemeinnützige Organisationen hoch interessant. Office 365 ist ein lebendiges, sich stätig mit Verbesserungen und Neuerungen erweiterndes Produkt.

Die Implementierung von Office 365 in Ihre Unternehmensumgebung beginnt schon vor der funktionalen Einrichtung mit der Planung. Dabei müssen folgende Fragen beachtet werden:
Ist Office 365 die richtige Wahl?
Welcher Plan ist der für uns richtige? Dabei sollte auf die benötigten Funktionalitäten und deren Verfügbarkeit in den verschiedenen Plänen geachtet werden.
Stehen Aufwand und Schwierigkeitsgrad bei der Integration in einem gesunden Verhältnis?
Welche Kosten kommen auf uns zu? Wie hoch sind die Kosten für Integration und laufenden Betrieb?
Welche Rechenzentrumsregion ist für unser Unternehmen die richtige Wahl? Welche Auswirkungen hat die Wahl auf den Datenschutz und die Funktionalität?

Wieso Office 365?
Zur Beantwortung dieser einfach scheinenden Frage, gibt es unzählige Antworten.
Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen, Ihrer Bildungseinrichtung, Ihrer Behörde oder Ihrer gemeinnützigen Organisation nicht auf eine komplexe IT-Infrastruktur, sondern auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen, dann ist Office 365 die richtige Wahl. Die Kosteneinsparung im Vergleich zum Eigenbetrieb einer derartigen Infrastruktur mit einer Verfügbarkeit von 99,9% und einer extrem hohen Ausfallsicherheit ist signifikant. Für Ihre komplexen Unternehmensprozesse benötigen Sie eine entsprechende IT-Infrastruktur. Dies ist nur mit einem ausreichenden Personaleinsatz möglich. Hier bietet Office 365 die ideale Plattform. Softwarelizenzen und Speicherkapazität sowie der Einsatz immer aktueller Software, bedürfen einen hohen Finanzeinsatz. Hier bietet Office 365 ein kalkulierbares, skalierbares und immer aktuelles Paket. Spielt die Zusammenarbeit mit externen Personen eine große prozessuale Bedeutung, so bietet Office 365 eine Zusammenarbeitsplattform ohne großen Kostenaufwand. Administratoren geraten durch die Einführung von Office 365 nicht in die Bedeutungslosigkeit, denn auch nach der Einführung von Office 365 muss der laufende Betrieb betreut werden. Gerade hybride Szenarien sowie die Integration zusätzlicher Geschäftsanwendungen benötigen die Fähigkeiten von Administratoren.

EINSATZSZENARIEN

PROZESSMANAGEMENT

Ob ganz einfacher oder sehr komplexer Prozess, Office 365 bietet für alle Prozessvarianten eine flexible Lösung.
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Unternehmensfuhrpark und einer Ihrer Mitarbeiter benötigt morgen ein Fahrzeug, um zum Kundentermin zu kommen.
Ihr Mitarbeiter muss sich zunächst durch die Tiefen Ihrer Ordnerstruktur wühlen, um an das benötigte Formular für die Fahrzeugreservierung zu gelangen. Nach der erfolgreichen Dokumentensuche wird dieses nun im Druckerraum ausgedruckt. Als nächstes füllt der Mitarbeiter das ausgedruckte Formular aus und übergibt es zur Freigabe an seinen Vorgesetzten. Dieser prüft die Richtigkeit und gibt die Dienstreise frei. Jetzt wird das Dokument an das Sekretariat der Geschäftsführung weitergeleitet. Dort wird geprüft, ob ein Fahrzeug an dem gewünschten Termin zur Verfügung steht. Wenn das gewünschte Fahrzeug verfügbar ist, wird das Formular genehmigt an den Mitarbeiter zurückgeleitet. Ist kein Fahrzeug verfügbar, wird das Formular an den Mitarbeiter ungenehmigt mit einem entsprechenden Kommentar zurückgeleitet. Jetzt muss der Mitarbeiter ein neues Dokument suchen und ausdrucken, um eine Reservierung eines externen Fahrzeugs zu beantragen. Wie Sie sehen, ist dies ein langwieriger und aufwendiger Prozess. Office 365 bietet hier viele verschiedene Möglichkeiten zur digitalen Prozessgestaltung. Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter schnell und einfach sehen, ob ein Fahrzeug verfügbar ist? Sie wollen schnell und einfach die Fahrzeuganfrage genehmigen oder ablehnen lassen? Dann ist Office 365 für Ihr Unternehmen genau die richtige Wahl.
Natürlich lassen sich mit Office 365 auch deutlich schwierigere Prozesse abbilden.

PROJEKTMANAGEMENT

Ob einfache Kleinstprojekte, wie der Austausch von Mäusen und Tastaturen oder komplexe Großprojekte wie Harmonisierung und Neustrukturierung von verschiedenen Zentralprozessen, Office 365 bietet für alle Projektarten den passenden Projektrahmen. Office 365 bietet verschiedenste Möglichkeiten der Projektabwicklung, ob im SharePoint Online, mit Microsoft Planner oder mit Microsoft Project.

KLINIKMANAGEMENT

Im Tagesablauf der Klinik gibt es eine Vielzahl von verschiedenen Prozessen. Office 365 kann hier zur Erlössteigerung gewinnbringend eingesetzt werden. Durch den immer weiteren Dokumentationsbedarf in den Kliniken, kann Office 365 die Konzentration auf das Kerngeschäft der Kliniken unterstützen.

SITZUNGSMANAGEMENT

In allen Unternehmen stehen täglich Besprechungen und Meetings an. Im turbulenten Geschäftsalltag können Informationen dabei verloren gehen. Daher ist eine schnelle und einfache Dokumentation notwendig. Nach der Dokumentation ist vor der Nachverfolgung. Die schnell und einfach dokumentierten Informationen können mithilfe von Office 365, Personen zugewiesen und deren Abarbeitungsstatus nachvollzogen und nachgehalten werden.

DIGITALE SCHULEN

Der Schulalltag bringt viele Prozesse mit sich. Auch der Bildungsauftrag der Schulen, die Schüler auf die digitale Zukunft vorzubereiten, darf hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Der stetig steigende Mangel an Lehrkräften erfordert eine dringende Prozessoptimierung des Unterrichts und der damit verbundenen Vor- und Nachbereitungen, sowohl auf Lehrkraftseite als auch auf Schülerseite. Hier bietet Office 365 eine ideale Möglichkeit, den Schulalltag in eine gewinnbringende und digitale Wissensvermittlung zu führen. Angefangen von digitalen Klassenräumen (hier hat jede eigene Klasse einen eigenen digitalen Klassenraum zum Austausch von Informationen, Dokumenten und Lernmaterialen zur Verfügung), über die Nutzung und Weiterbildung von Microsoft Office Standardsoftware (Office Produkte wie Word, PowerPoint und Excel für jeden einzelnen Schüler verfügbar) bis hin zu Videokonferenzen für Projekt-, Hausaufgaben und eventuellen Nachhilfeunterricht. Dies alles zeit- und ortsunabhängig. Die Schüler können die Software auf Ihren persönlichen Geräten verwenden. Scheidet ein Schüler oder Lehrer aus dem Schulverbund aus, so ist die Lizensierung der Software und der damit verbundene Zugang mit wenigen Klicks entfernt.
Die Bildung unserer Kinder ist das größte und wichtigste Gut, welches wir pflegen und fördern müssen. Investieren Sie in die Zukunft und schaffen Sie eine optimale Lernumgebung mit Office 365.

CHANGE MANAGEMENT

Unternehmen müssen sich ständig an die Marktgegebenheiten anpassen. Hierbei entsteht eine Vielzahl an Change Prozessen. Jeder Change Prozess mit den darin definierten Handlungsmaßnahmen muss gemanagt werden. Da die analysierten und beschlossenen Change Prozesse ein ausgiebiges Controlling benötigen, ist der Einsatz einer passenden Managementsoftware von Vorteil. Hier bietet Office 365 mehrere Möglichkeiten der Umsetzung. Angefangen von Microsoft Planner über individuelle SharePoint Online Lösungen bis hin zum Einsatz von Microsoft Project. Ändern Sie Ihr Change Management und führen Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft.

INTRANET

Das Intranet ist Eingangstür in die Unternehmensprozesse und Unternehmensinformationen für Ihre Mitarbeiter. Ob wichtige Bekanntmachungen, Prozessvorgaben, die Geburtstagsliste oder der Essensplan. Schaffen Sie einen zentralen Informationsmarkt für Ihr Unternehmen. Hierbei bietet Office 365 mit SharePoint Online einen idealen Baustein für Ihren personalisierten Informationsmarkt. Durch die integrierte Suche und der microsofttypischen Bedienung, finden Ihre Mitarbeiter schnell und einfach alle relevanten Informationen.

VERTRAGSMANAGEMENT

Im Unternehmensalltag, ob intern mit Mitarbeitern oder extern mit Kunden, Partnern, Sponsoren oder Lieferanten, die Zahl der Vertragsunterlagen nimmt stetig zu. Hier ist eine gute und strukturierte Vertragsablage unabdingbar. Office 365 bietet hier vielfältige Möglichkeiten. Je nach individuellen Bedürfnissen, ermöglicht Office 365 verschiedenste Ansichten, Filterungen und Suchmöglichkeiten.

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Menschen arbeiten mit Office 365 - Digitalisierung

Anwenderszenarien Office 365

Ortsunabhängiges und geräteunabhängiges Arbeiten
Mit dem Einsatz von Office 365 können Sie eine ortsunabhängige und geräteunabhängige Arbeitsumgebung schaffen. Dies ist einer der Grundsätze von Office 365. Damit dies auch reibungslos funktioniert, ist eine zentrale Datenverwaltung unabdingbar.

Meetings
Office 365 bietet eine Vielzahl an Varianten, mit denen Sie Meetings auch fern von Meetingräumen und Schreibtischen abhalten und dokumentieren können. Skype for Business oder Microsoft Teams bilden hierbei die Basis. Unterschiedliche Standorte der Meetingteilnehmer sind durch Office 365 keine Hürde mehr.

Vernetzte Arbeit
Die Team- und Projektarbeit in den Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinaus, nimmt immer weiter zu. Mit Microsoft Teams und SharePoint Online erhalten Ihre Teams die passende Plattform, die z. B. Diskussionsforen, Dokumentenmanagement, Konferenzen, Terminabstimmungen und Aufgabenlisten enthalten können.

Suche
Office 365 bietet hier eine übergreifende und leistungsfähige Suche. Mit Delve geht Office 365 noch einen Schritt weiter. Delve zeigt auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens automatisch, welche Dokumente und Informationen für den individuellen Nutzer relevant sind.

Wissensmanagement
SharePoint Online bietet die Basis für das integrierte Wissensmanagement. Als Ergänzung bietet Office 365, Office 365-Video an, welcher als Unternehmens-Videoplattform verwendet werden kann. Auch ein internes soziales Unternehmensnetzwerk wird durch Yammer in Office 365 angeboten.

SharePoint Online

Die Verbreitung der Plattform SharePoint hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Daher gibt es immer mehr Menschen, die sich mit dem Thema SharePoint auseinandersetzten wollen und müssen. Stellen Sie sich auch die Frage: Was ist denn SharePoint und wie kann mir dieser SharePoint im Arbeitsalltag helfen? Oder Sie sagen: Bisher konnte ich meine Arbeitsaufgaben auch ohne diesen SharePoint lösen! Welchen Vorteil bietet mir der SharePoint persönlich?
Genau um diese Fragestellungen und viele mehr geht es uns. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten sich durch den Einsatz des SharePoint Baukastens ergeben können und wählen gemeinsam mit Ihnen die für Sie passenden Bausteine aus. Dabei unterteilen wir den SharePoint in 6 Bausteine:

Zusammenarbeit
Wissensmanagement
Dokumentenmanagement
Web Content Management
Suche
Business Intelligence

Das Thema Zusammenarbeit in der Kombination mit einem zentralen Wissensmanagement im Unternehmen, spiegeln die zentralen Stärken der Plattform SharePoint wieder. Meistens ist es aber die Möglichkeit eines Dokumentenmanagements, die zur Entscheidung führt, SharePoint zu nutzen. Nachdem Sie das erste Mal Dokumente mit den dazugehörigen Informationen abgelegt haben, wird es interessant, wie Sie wieder an diese Dokumente gelangen können. Jetzt kommt die Suche zum Tragen. Um die Dokumente besser finden zu können, sind die Informationen an den Dokumenten entscheidend. Für Entscheider, ist nicht nur das Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit, das Wissensmanagement oder die Auffindbarkeit (Suche) von Bedeutung. Entscheider möchten Zusammenfassungen und Übersichten in Form von Dashboards. Hier bietet SharePoint im Bereich Business Intelligence eine einfache Art und Weise, Dashboards mit den wesentlichen Informationen bereitzustellen. Sollten diese Standardwerkzeuge der SharePoint-Plattform nicht ausreichen, dann bietet SharePoint die Möglichkeit, Ihre kundenindividuelle Lösung zu entwickeln. Die Erweiterungsmöglichkeiten des SharePoint bieten im Vergleich zu anderen Standardprodukten einen großen Vorteil.

DIE 6 BAUSTEINE

ZUSAMMENARBEIT

SharePoint unterstützt einzelne Teams und gesamte Unternehmen bei der Zusammenarbeit. Dadurch kommt es in den Teams und Unternehmen zu einem verbesserten Informationsfluss. Es bietet eine verbesserte Möglichkeit für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Durch die Bildung von Räumen der Zusammenarbeit, wird ein barrierefreier Austausch von Informationen und Dokumenten ermöglicht. Es können Aufgaben erstellt, verwaltet, verteilt sowie deren Status nachvollzogen werden. Ob Dokumentenbibliotheken, Wiki-Seitenbibliotheken, Aufgabenlisten, Kalenderlisten, die Plattform SharePoint ermöglicht viele Varianten der Zusammenarbeit. Einen wichtigen Bestandteil bei der Zusammenarbeit bildet das im SharePoint integrierte Berechtigungsmanagement, welches speziell auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. SharePoint ermöglicht die Präsentation der während der Zusammenarbeit abgelegten Dokumente und Informationen in verschiedensten Varianten. Ob als gefilterte Dokumentenauflistung oder in einer persönlichen Ansicht, hier bietet SharePoint mehrere Möglichkeiten.

WISSENSMANAGEMENT

Ein weiterer unterstützender Baustein zur Funktionalität der Zusammenarbeit ist der Baustein Wissensmanagement im SharePoint.
Dieser ermöglicht den Aufbau eines sozialen Netzwerks. Hierbei können Unternehmenswikis, Blogs, Diskussionsforen, Newsfeeds und vieles Mehr gestaltet und genutzt werden.
Einen zentralen Informationspunkt kann die My Site jedes Mitarbeiters bilden. Hier sind persönliche Informationen wie die Telefonnummer und die E-Mailadresse hinterlegt. Diese persönlichen Informationen sollten durch spezifische Fachkenntnisse, einem Foto und Interessen ergänzt werden. Dadurch entsteht die Möglichkeit, persönliche soziale Netzwerke zu erstellen.
Newsfeeds unterstützen Teammitglieder oder das soziale Unternehmensnetzwerk dabei, immer aktuell zu sein. Die im SharePoint integrierte Microblog-Funktion ermöglicht Kurznotizen, auf die andere Mitglieder antworten können. Durch den dadurch stattfindenden Informationsaustausch, entsteht selbst bei räumlicher Trennung der Teams, der Mitarbeiter, der Kunden oder Partner eine Verbundenheit und dies stärkt die Bildung einer Einheit. Eine weitere Möglichkeit die der SharePoint von Haus aus mitbringt, sind Wikiseiten. Ein fachspezifisches Unternehmenswiki unterstützt das Unternehmen bei einer gezielten Informationsstreuung.

DOKUMENTENMANAGEMENT

Der Baustein des Dokumentenmanagements mit seiner Funktionsbandbreite, ist seit vielen Jahren eines der Kernstücke der SharePoint-Plattform.
Die im SharePoint abgelegten Dokumente können beliebig durch Metadaten angereichert werden. Eine der großen Stärken des Dokumentenmanagements ist die Versionierung der Dokumente. Hier kann zwischen Neben- und Hauptversion unterschieden und Änderungen nachvollzogen werden. Im SharePoint liegt die Gewichtung klar auf der Zusammenarbeit, jedoch bietet das Dokumentenmanagement eine Möglichkeit des exklusiven Bearbeitens in Form von Ein- und Auschecken von Dokumenten an. SharePoint bietet im Standard verschiedene Workflows. Der Workflow der Inhaltsgenehmigung unterstützt Sie bei der Veröffentlichung ihrer Dokumente. Wenn Sie in Teams gemeinsam an verschiedenen Dokumenten arbeiten, dann ist es wichtig, über Änderungen an den Dokumenten informiert zu werden, um einen aktuellen Überblick zu behalten. Hier bietet der SharePoint eine konfigurierbare Benachrichtigungseinstellung an, welche Sie z. B. bei Änderungen oder der Neuanlage von Dokumenten per E-Mail benachrichtigt. In den meisten Unternehmen wird großer Wert auf Corporate Identity gelegt. Gerade bei den verwendeten Dokumenten, sollte auf ein einheitliches Erscheinungsbild geachtet werden. Hier bietet SharePoint die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen in ausgewählte Dokumentenbibliotheken zu hinterlegen. Somit ist eine einheitliche Vorlage garantiert. Sollte es zu Änderungen an den Vorlagen kommen, können diese schnell und einfach zentral ausgetauscht werden.
Ein großes Thema bei der Arbeit und Verwaltung mit und von Dokumenten ist das Datensatzmanagement. Hier ermöglicht SharePoint eine Datensatzdeklarierung unter der Berücksichtigung der ISO 15489 Schriftgutverwaltung. Diese Datensatzdeklarierung unterstützt Sie, innerhalb der gesetzlichen Fristen, keine Änderung oder Löschung an den deklarierten Dokumenten vorzunehmen. Auch eine automatische Löschung der nicht mehr schutzrelevanten Daten ist möglich. Dies wird im SharePoint durch die Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglicht.

WEB-CONTENT-MANAGEMENT

Ergänzend zum reinen Dokumentenmanagement ermöglicht SharePoint ein Web Content Management. Das Web Content Management verwaltet Informationen und stellt diese mittels Webparts, Inhaltscontainern oder Webseiten dar. Das Layout ist nach Bedarf konfigurativ und oder programmatisch anpassbar. Eine weitere Möglichkeit des Content Managements bietet die zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten.

SUCHE

Die Dokumentenablage ist die eine Seite des Dokumentenzyklus, die andere Seite ist die Wiederauffindbarkeit. Hier bietet SharePoint mehrere Varianten der Suche an.

Filterung:
Bei dieser Variante ist Ihnen der Ort der abgelegten Dokumente bekannt. Hierbei kann ähnlich wie in Excel gefiltert werden.
Klassische Suche:
Hierbei handelt es sich um eine googleähnliche Suche in der Suchbegriffe eingegeben werden und eine Ergebnisseite, welche SharePoint als passend einstuft, angezeigt wird.

Die Suchergebnisse richten sich nach den persönlichen Berechtigungen des Suchenden.

BUSINESS INTELLIGENCE

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein ERP-System verwenden, bietet SharePoint die zielgruppenorientierte Bereitstellung von ERP-Daten. Die Möglichkeit, Tabellen, Diagramme oder ganze Arbeitsblätter einer Excel Arbeitsmappe darzustellen, realisiert SharePoint durch die Funktion Excel Services.
Weitere Varianten sind z. B.:

die Darstellung von Key-Performance-Indikatoren
Diagramm-Webparts und die Darstellung von Daten aus einer SharePoint-Liste sowie
die Integration von externen Systemen, wie SQL Server-Datenbanken.

ENTWICKLUNG

Die SharePoint-Plattform bietet viele verschiedene Möglichkeiten der Individualisierung. Wenn der Baukasten mit den vielen verschiedenen Bausteinen für die Unternehmensansprüche nicht ausreichend erscheint, dann bietet der SharePoint die Möglichkeit der entwicklungsseitigen Herstellung des benötigten Bausteins.

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Exchange Online

Exchange Online bietet ein weitreichendes Funktionsportfolio. Es ist hierbei kaum möglich alle Funktionalitäten aufzuzeigen.

FUNKTIONEN

CLIENT

Exchange Online ermöglicht den Zugriff über diverse Clients, ob über verschiedene Browser, Smartphones, Tablets oder über die von Microsoft angebotene lokale Client Outlook App.

ARCHIVIERUNG

Hier biete Exchange Online neben den schon standardmäßigen großen Postfächern (50 bis 100 GB) auch mehrere Archivierungsvarianten an. Sollen ältere oder bestimmte E-Mails gesondert aufbewahrt werden, ermöglicht Exchange Online die eine separate Archivierung. Ebenfalls ist auch eine Verknüpfung mit Ihrem lokalen Exchange Server möglich.

SENDEN

Exchange Online ermöglicht durch separate Berechtigungen die E-Mailversendung von einem anderen Postfach aus (Senden als und Senden im Auftrag).

FREIGEGEBENE POSTFÄCHER

Freigegebene Postfächer ermöglichen die gemeinschaftliche Benutzung an einer zentralen Stelle. Alle allgemeinen E-Mail-Adressen (info@… oder einkauf@…) eignen sich hierfür.

INFO

Hierbei erhält der Anwender Warnungen oder Hinweise, wenn Sie beispielsweise einen Termin ohne Ortsangabe versenden wollen

SCHUTZ

Jede erworbene Exchange Online Lizenz setzt auf den von Microsoft eingesetzten Exchange Online Protection (EOP) Schutz. Dieser ermöglicht eine zuverlässige Spam- und Schadcodefilterung. Sollte dieser Schutzmechanismus für Ihre Unternehmung nicht ausreichen, bietet Exchange Online die Schutzerweiterung durch den Einsatz von Advanced Threat Protection (ATP) an. Hierbei werden unbekannte Dateianhänge gesondert analysiert und anhand der Gefährlichkeit eingestuft.

INFORMATIONSRECHTE

Hierbei handelt es sich um die Einschränkung der Verarbeitung der versandten E-Mail (Weiterleitungs- oder Druckmöglichkeit).

OFFICE 365 GRUPPEN

Die in Office 365 Verknüpfung von Exchange Online und SharePoint Online ermöglicht die funktionelle Zusammenarbeit in Gruppen, wie zum Beispiel:
Unterhaltungen, Gruppenkalender, Dateiablage, Notizbuch oder Aufgabenplanung.

POSTEINGANGSREGELN

Hier kann der Nutzer die Verwaltung der eingehenden E-Mails regeln, wie beispielsweise die automatische Verschiebung in bestimmte Ordner. Diese Regeln sind Client unabhängig anwendbar.

ADMINISTRATORFUNKTIONEN

Exchange Online besitzt eine Vielzahl an verschiedensten Administrationmechanismen, wie z. B.: Administrationswerkzeuge, Migrations-Assistent, Hybridkonfiguration, Transportregeln, Verhinderung von Datenverlust, Rollenbasierte Sicherheit oder Compliance .

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