Die größte Herausforderung der Digitalisierung ist die Klärung des Verhältnisses zwischen analoger und digitaler Welt für den einzelnen Menschen, aber auch für die unternehmerische Tätigkeit.

Aktuell findet ein stetiger Wechsel zwischen beiden Welten statt.

Früher war eine Flucht aus der analogen Welt nur möglich, wenn die Phantasie eingesetzt wurde, heute tun dies Algorithmen für uns.

Daher ist es heute umso wichtiger klar zu definieren, wann wir uns in welcher Welt befinden und befinden sollten. Schaffen wir diese Klärung sowohl privat wie auch unternehmerisch nicht, werden wir von denjenigen, die es geschafft haben, abgehängt.

Hier besteht das große Risiko. Denn in vielen Köpfen ist dieses Bewusstsein noch nicht angekommen, da wir immer noch von den positiven Auswirkungen der vergangenen erfolgreichen Jahre zehren. Hier muss dringend ein Umdenken in der Bevölkerung und Wirtschaft stattfinden, denn sonst werden wir nicht nur in unserem eigenen Land untereinander abgehängt, sondern verlieren den Anschluss an die Weltwirtschaft und damit unsere Position in dieser. Was dies bedeutet, möchten wir uns nicht vorstellen.

Doch die große Frage, die sich stellt ist: Wie schaffen wir diesen Strukturwandel hin zur definierten „analogen-digitalen Welt“?

Hierfür gibt es sicherlich tausende von Ansätzen und Expertenmeinungen. Keine wird hier ausreichend, richtig oder falsch sein, fest steht nur, wer nichts tut wird verlieren und zuerst trifft es die kleinen und schwachen Unternehmen.

Ein wichtiger Gesichtspunkt wird der Arbeitsplatz der Zukunft sein. Schon heute wird der Arbeitsaufwand immer mehr, der Zeitdruck steigt gefühlt ins unermessliche, ganz zu schweigen vom Fachkräftemangel. Gerade in den strukturschwächeren Regionen wundern sich die Unternehmen, dass sie keine adäquaten Mitarbeiter finden oder überhaupt keine Bewerbungen für ihre offenen Stellen erhalten. Auf der anderen Seite beschweren sich viele Angestellte über die vorhandenen Arbeitsroutinen oder über die Schwierigkeit, den richtigen Arbeitgeber zu finden. Hier kommt es aus meiner Sicht zu einem deutlichen Kommunikationsproblem zwischen beiden Lagern und einer starken Fokussierung auf die Vergangenheit und einer fehlenden Zukunftsausrichtung.

Viele Unternehmen haben die Zeichen der Zeit nicht erkannt und halten an veralteten und nicht mehr förderlichen Arbeitsroutinen und Arbeitsvorgaben fest. Auf der anderen Seite wollen die Fachkräfte von Heute modernere, flexiblere und attraktivere Arbeitsplätze als früher. Und genau hier beißt sich die Katze in den Schwanz. Wenn hier nicht eine Annährung von Seiten der Unternehmen geschieht, wird sich die Situation noch dramatischer verschlimmern. Die heute schon schwierige Situation der Fachkräftegewinnung wird sich noch weiter verschärfen und dazu wird die unternehmerische Tätigkeit immer schwieriger. Denn ohne ausreichend Fachkräfte ist die heute schon vorhandene Arbeit kaum zu schaffen. Steigt aber der Konkurrenzdruck durch die voranschreitende Globalisierung an, so ist ohne eine Anpassung der Arbeitsprozesse und eine Gewinnung von Fachkräften eine langfristige unternehmerische Tätigkeit aussichtslos.

Wie schaffe ich es als Unternehmen denn nun, die nächste Treppenstufe auf dem Weg zum zukunftsfähigen Unternehmen zu erreichen? Ein Punkt hierbei ist sicherlich die Arbeitsplatzgestaltung. Denn feste Arbeitsplätze, feste Arbeitszeiten und feste Arbeitsorte sind zukünftig sicherlich nicht mehr an der Tagesordnung. Die Unternehmen müssen es schaffen, einen attraktiveren Arbeitsplatz mit einem Wohlfühlambiente zu schaffen. In erster Linie wird nicht mehr das Gehalt entscheidend sein, ob sich ein potenzieller Mitarbeiter für das Unternehmen entscheidet. Das Thema der Vereinbarkeit wird deutlich in den Vordergrund rücken. Wer denkt, dass dies nicht zutrifft, sollte sich folgende Frage stellen: Wäre es sinnvoll, wenn es nur eine Einheitskleidergröße, nur eine Sorte von Hosen, Hemden und Schuhen gäbe? Die Antwort ist natürlich: „Nein!“. Doch genauso sind die aktuellen Strukturen in den Unternehmen.

Natürlich dürfen hierbei die Kommunikation und die Zusammenarbeit nicht außer Acht gelassen werden. Gerade hier wird viel Arbeit auf die Führungskräfte der Zukunft zukommen, die mehr die Rolle eines Moderators, als die des Kontrollorgans einnehmen werden. Doch wie kann ein Unternehmen es schaffen, trotz Digitalisierung, Flexibilität und Selbstorganisation ein Wir-Gefühl zu schaffen? Die Antwort ist so kurz wie simpel. Schaffen Sie den Drang hin zu Einzelleistungen mit anschließender Bonuszahlung ab und belohnen Sie Teamleistungen. Das Team steht im Vordergrund. Aber auch hier kommt es auf die Größe an. Kleine Teams oder das gesamte Unternehmen sind skalier- und einschätzbar, alle Varianten dazwischen sind in der Bewertung schwierig und abhängig von vielen Außen- und Innenfaktoren, die die Mitglieder nicht beeinflussen können. Der Belohnungsfokus darf hierbei nicht nur auf finanzielle Boni gerichtet sein. Die Art der Belohnung bzw. der Motivation hängt von den einzelnen Personen und Teams ab und sollte individuell ausgewählt werden.

Ein weiteres Mittel ist die Verkürzung der Wochenarbeitszeit zum gleichbleibenden Gehalt. Auch hier wird die gängige Meinung sein, dass dies ja kontraproduktiv wirken würde, betrachtet man die aktuelle Situation, dass zu viel Arbeit für zu wenige Fachkräfte und zu wenig Zeit vorhanden ist. Doch zeigen Versuche, dass die Reduzierung der Arbeitszeit einen generellen positiven Effekt mit sich bringt. So sind die gestressten Mitarbeiter durch die zusätzliche Freizeit entspannter und leistungsfähiger. Die Mitarbeiter arbeiten fokussierter und zielgerichteter. Aber Vorsicht! Wenn bisher keine klaren Arbeitsziele definiert wurden und die Mitarbeiter nicht wussten was Ihr Tages- oder Wochenziel ist, dann wird die Reduzierung der Arbeitszeit keinen positiven Effekt haben, sondern die schon vorherrschenden akuten Probleme nur potenzieren.

Wie oben schon erkennbar ist, ist es mit ein paar Umstellungen nicht getan. Die Karosserie kann noch so elegant und sportlich aussehen. Wenn das Fahrwerk und der Motor nicht dazu passen, wird es keinen Markterfolg geben. Was meine ich mit Fahrwerk und Motor. Für mich steht das Fahrwerk für die eingesetzten und etablierten Unternehmensprozesse, die entweder aus historischen Zeiten stark verankert oder überhaupt nicht vorhanden sind. Auch hier muss drastisch hinterfragt und erneuert, alte Prozesse überarbeitet oder abgeschafft und neue Prozesse etabliert werden. Diese Umsetzung ist aber nur möglich, wenn Geschäftsführung und Mitarbeiter offen für Veränderungen sind und gemeinsam an einer Unternehmensvision arbeiten. Der Motor sind in meinem Beispiel die Geschäftsführung und die Mitarbeiter, denn in der Realität herrscht oft eine Kluft zwischen den einzelnen Unternehmensvisionen. Die Geschäftsführung hat natürlich für sich einen Plan im Kopf, doch leider ist dieser nie bei den Mitarbeitern angekommen oder die Mitarbeiter haben eine eigene Vision erarbeitet. Beides ist kontraproduktiv, nicht nur für den nächsten Unternehmensschritt, sondern auch für die aktuelle Arbeitsleistung. Genauso wie bei der Entwicklung eines neuen Autos kann und wird es bei der Entwicklung der nächsten Unternehmensgeneration zu Problemen kommen. Doch diese sind notwendig, um für das individuelle Unternehmen mit individuellen Mitarbeitern die passende Lösung zu gestalten. Dafür sind viele Ideen, Probefahrten und Anpassungen notwendig.

Abschließend möchte ich aber ausdrücklich darauf hinweisen, dass es aktuell einige Unternehmen gibt, die die Zeichen der Zeit erkannt haben und sich auf einem positiven und zukunftsweisenden Unternehmensweg befinden. Doch leider sind diese Unternehmen nicht die Mehrzahl!

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Datenschutzbeauftragte in Behören und Unternehmen sind an sich nichts Neues. Sie sind verantwortlich für die Einhaltung und Überwachung des Datenschutzes, klingt bis hierher doch ganz einfach. Mit der neuen Datenschutz-Verordnung wird ihnen nun eine neue Rolle zu teil und ihre Aufgaben und Pflichten ändern sich in gewissem Maße. Fest steht: die Bedeutung der Datenschutzbeauftragten nimmt mit Inkrafttreten der neuen DSGVO weiter zu. Haben Sie ab dem 25. Mai 2018 keinen DSB benannt, obwohl Sie gesetztlich dazu in der Pflicht stehen, kann das nun teuer werden!

Wer braucht künftig einen Datenschutzbeauftragten?

Laut Artikel 37 der neuen Datenschutz-Grundverordnung brauchen alle Unternehmen, die personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adresse, Kontonummern etc. automatisiert verarbeiten, einen Datenschutzbeauftragten.

Ab wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten stellen?

Ab dem 25. Mai sind deutlich mehr Unternehmen und öffentliche Einrichtungen gesetzlich verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen als bisher. Der entsprechende DSB muss in der Datenschutzerklärung des Unternehmens namentlich benannt und seine Kontaktdaten veröffentlicht werden (im Intranet und/oder auf der Firmen-Website). Zudem muss der DSB samt Kontaktdaten zeitnah der zuständigen Aufsichtsbehörde mitgeteilt werden. Versäumen Sie dies, kann es bei möglichen Kontrollen zu Sanktionen kommen.

Sie müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:

1. In Ihrem Unternehmen mehr als 9 Personen tätig sind, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Hierzu zählen auch Praktikanten, Teilzeitkräfte und freie Mitarbeiter.
2. Ihr Unternehmen personenbezogene Daten an Dritte übermittelt.
3. Die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen auf besondere Daten abzielt (Gesundheitsdaten, Daten zu Straftaten, politischen Haltungen, ehtnischer Herkunft etc.).
4. Ihr Unternehmen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen muss.
5. Die Datenverarbeitung die Kerntätigkeit Ihres Unternehmen ist und eine regelmäßige und systematische Überwachung von Personen notwendig ist.
   Wenn Sie sich nicht sicher sind ob Sie in der Pflicht stehen einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, können Sie dennoch freiwillig eine Person benennen, die sich künftig um alle datenschutzrechtliche Angelegenheiten kümmert. So können Sie ruhigen Gewissens sein, dass sich ein DSB fachmännisch um alle Belange des Datenschutzes kümmert. Zudem sind Sie nicht in der Pflicht Fragen zu Dokumentationen, Folgeabschätzung usw. nachzukommen, sondern können an Ihren Datenschutzbeauftragten verweisen.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Datenschutzbeauftragter kann im Grunde jeder werden, es gibt in dieser Hinsicht keine konkreten Vorgaben in der DSGVO oder im neuen BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Ein DSB sollte sich aber in jedem Fall mit der technischen Datenverarbeitung innerhalb seiner Unternehmens auskennen und auch bei juristischen Fragen zum Thema Datenschutz belesen sein. Es wäre zudem vorteilhaft wenn der entsprechende Datenschutzbeauftragte über anerkannte Zertifikate (z.B. TÜV) verfügt, um seine Kenntnisse zu belegen.
Bei der Frage ob interner oder externer Datenschutzbeauftragter kann jedes Unternehmen frei entscheiden. Während ein interner DSB sich bereits im Unternehmen auskennt und mit allen Mitarbeitern und Daten vertraut ist, muss sich ein externer DSB erst in die datenschutzrechtlichen Themen Ihres Unternehmens einarbeiten. Dafür bringt er aber im Gegensatz zu einem internen DSB in der Regel deutlich mehr Datenschutz-Fachwissen mit. Die Entscheidung liegt also ganz bei Ihnen.

Welche Aufgaben haben Datenschutzbeauftragte?

• Er berät und informiert (innerhalb des Unternehmens) über datenschutzrechtliche Pflichten und deren Einhaltung
• Er sensibilisiert und schult Mitarbeiter regelmäßig zu Datenschutz-Themen
• Er überwacht die Einhaltung der DSGVO Vorgaben
• Er arbeitet eng mit der zuständigen Aufsichtbehörde zusammen
• Er berät zu Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)
• Er ist verantwortlich für die Risikobeurteilung
• Er handelt weisungsfrei und unterliegt einem besonderen Kündigungsschutz
• Er ist Ansprechpartner für alle betroffenen Personen, die Beschwerden, Nachfragen etc. zu datenschutzrechtlichen Themen haben
• Er muss sich regelmäßig fort-und weiterbilden, um stets auf dem neusten Kenntnisstand bleiben zu können
• Er ist zuständig für die Überwachung der Löschung personenbezogener Daten

Gibt es eine Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten?

Eine anerkannte Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten gibt es nicht. Laut der DSGVO sind zudem keine konkreten Vorgaben, Zertifikate etc. zu den Qualifikationen eines DSB festgehalten.
Nach Art. 27 Abs. 5 der DSGVO sind lediglich folgende Kriterien aufgeführt, die ein Datenschutzbeauftrager erfüllen muss:

• berufliche Qualifikation
• Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis
• Fähigkeit zur Erfüllung seiner Aufgaben

Dennoch muss der entsprechende DSB regelmäßig geschult werden, um stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Hierfür gibt es zahlreiche zertifizierte Seminare und Schulungen (DEKRA, TÜV) an denen Datenschutzbeauftragte jederzeit teilnehmen können.

FAZIT: Die DSGVO und ihre Datenschutzbeauftragen

Mit dem Einzug der neuen EU Datenschutz-Verordnung wird die Rolle der Datenschutzbeauftragen weiter gestärkt. Damit das Risiko von Bußgeldern und Sanktionen bezüglich Datenschutzverletzungen in Ihrem Unternehmen möglichst gering ist, sollten Sie umgehend prüfen, ob Sie einen DSB benötigen bzw. ob Sie gestzlich verpflichtet sind einen DSB zu benennen.
Haben Sie noch weitere Fragen rund um die Rolle der Datenschutzbeauftragen, wir beraten Sie gern!

Was haben Unternehmen nun zu tun?

1. Prüfen Sie anhand unserer Kriterien (Mitarbeiteranzahl, Kerntätigkeit etc.) ob Sie mit Ihrem Unternehmen verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragen zu stellen.
2. Falls ja, wägen Sie ab, ob ein interner oder ein externer Datenschutzbeauftrager für Sie in Frage kommt.
3. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragen benannt, veröffentlichen Sie umgehend seine Kontaktdaten an enstprechenden Stellen (Intranet, Unternehmenswebseite)
4. Informieren Sie die zuständige Aufsichtbehörde über Ihren Datenschutzbeauftragen und teilen Sie bis zum 25. Mai 2018 dessen Kontaktdaten mit.

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Geregelte Arbeitszeiten, feste Arbeitsplätze und die immer gleichen Routinen – diese Zeiten sind längst vorbei. Die Arbeitswelt von morgen verlangt weitaus mehr Kommunikation, Flexibilität und Vernetzung von eben diesen Faktoren. Sowohl der demografische, als auch der technische Wandel tragen dazu bei, dass sich Mitarbeiter, vor allem aber Unternehmen, auf völlig neue Unternehmenskulturen und Strukturen einstellen müssen. Unternehmenseigene Social Media, Blogs und Projektarbeit sind hier nur einige der Schlagworte, auf die es in der zukünftigen Arbeitswelt ankommt. Wir haben für Sie die aktuellsten Trends und deren mögliche Unterstützung mittels Software wie Microsoft Office 365 zusammengefasst.

Im Vordergrund steht nun mehr die Projektarbeit

Der Punkt Projektarbeit ist sicherlich keine Überraschung und für viele bereits heute ganz selbstverständlich. Doch künftig wird der Trend noch stärker hin zu mehr Projektarbeit und der damit verbundenen Dynamik und Vielfältigkeit gehen. Immer neue Aufgaben, neue Kollegen, neue Teams – diese Tatsache bringt natürlich nicht nur Vorteile mit sich. Dennoch birgt die Projektarbeit sehr großes Potential das bestmögliche Ergebnis zu erzielen und das Wissen und die Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter voll auszuschöpfen. Office 365 bietet mit der SharePoint Plattform die perfekte Lösung, um Teams miteinander und untereinander zu vernetzen. Zudem ist Office 365 Device-unabhängig, Zeit-unabhängig und Orts-unabhängig, so dass die Mitglieder in einem Projektteam miteinander kommunizieren und arbeiten können, ohne dafür zwingend zur selben Zeit am selben Ort sein zu müssen.

Von Mitarbeitern und Führungskräften

Doch nicht nur die Arbeitsweise innerhalb der einzelnen Projektteams wird sich verändern, der Mitarbeiter selbst wird zukünftig viel freier agieren als heute. Die Grenzen zwischen Vorgesetztem und Arbeitnehmer verschwimmen langsam und der Mitarbeiter der Zukunft wird viel mehr ein freier Ratgeber sein, der kreativ und individuell im Unternehmen handeln darf und soll. Home Office, Betriebliche Gesundheitsförderung, der Obstkorb im Büro – Mitarbeiter sollen sich wohl und willkommen fühlen und nach Möglichkeit auch lange bleiben. Viele Unternehmen haben diesen wichtigen Aspekt heute schon erkannt und schätzen ihre Mitarbeiter als solche weit mehr wert, als es noch vor ein paar Jahren der Fall gewesen ist.

Ein Wandel der Arbeitsplätze

Um Mitarbeiter zu motivieren und ihnen die bestmögliche Arbeitsumgebung bieten zu können, gehört künftig auch eine Veränderung des Arbeitsplatzes. Wo „Home Office“ heute bereits immer stärker im Kommen ist, wird sich das „Arbeiten von überall“ noch viel weiter ausbreiten. Ob zu Hause, im Garten oder in einem Café – dank Technologien wie Office 365 ist es problemlos möglich auch außerhalb des Büros zu arbeiten. Arbeitnehmer werden somit ein Stück weit flexibler, müssen sich aber eigenständiger organisieren als bisher, dafür aber in einer Umgebung, die frei gewählt werden kann und in der man sich wohl fühlt.
Informationen können transparent und lückenlos per SharePoint Plattformen oder hauseigener Social Media Software innerhalb der Unternehmen geteilt und verarbeitet werden. Es gibt firmeninterne Wikis und Blogs, die von den Mitarbeitern selbst gepflegt und erweitert werden können. So sind Informationen, Kollegen etc. für alle ersichtlich, Projektfortschritte können dokumentiert und diskutiert werden. Egal von welchem Ort, zu welcher Zeit oder von welchem Gerät aus gearbeitet wird, es erschließen sich künftig ganz neue Wege. Virtuelle Kommunikation, Flexibilität und Social Sharing heißen die Schlagworte in der Arbeitswelt von Morgen. Dennoch heißt das nicht, dass das persönliche Miteinander gänzlich aus bleibt. Ganz im Gegenteil: durch die neu geschaffenen Freiräume entstehen zum Teil ganz andere Tagesabläufe, die Zeit für ein persönliches Treffen bieten. Die Bedürfnisse eines jeden Einzelnen, die persönliche Weiterentwicklung und der Respekt für das, was geleistet wird, stehen hierbei im Vordergrund und tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Es geht in der Arbeitswelt der Zukunft eben nicht mehr um die fünf Tage-Woche streng nach Plan, sondern um Arbeitnehmer, die sich ausprobieren, neue Lebenssituationen bestehen und sich selbst verwirklichen wollen. Dafür brauchen sie mehr Freiraum.

Fazit:

Es bleibt spannend auf dem Weg in eine neue Arbeitswelt. Sicherlich werden nicht alle Berufsfelder künftig so agil und flexibel sein, dennoch müssen zahlreiche Unternehmen und Arbeitgeber umdenken. Neben den entsprechenden Plattformen wie Office 365 muss das Verständnis vorhanden sein, sich auf ein „Neues Miteinander Arbeiten“ einzulassen. Arbeitgeber, wie auch Arbeitnehmer müssen sich an neue Technologien und den Einsatz von Social Media Kanälen innerhalb der Unternehmen gewöhnen und lernen einen Nutzen daraus zu ziehen. Durch die Digitalisierung der Arbeitswelt werden neue Wege und Möglichkeiten entstehen, die Potentiale und Fähigkeiten innerhalb eines Unternehmens optimal auszuschöpfen und den Bedürfnissen eines jeden Mitarbeiters gerecht zu werden.

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Was gilt es hierbei zu vermeiden? Wie verhält es sich mit den Themen Dokumentation und Mitarbeiterschulung? Wie ist die aktuelle Lage in den Unternehmen?

Die Zeit läuft! Nach der Übergangsphase in den vergangenen 2 Jahren tritt die EU-DSGVO am 25. Mai 2018 in Kraft. Unternehmen, Datenschutzbeauftragte und IT-Abteilungen die sich mit dem Thema Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bisher intensiv beschäftigten, erscheinen viele Themen bekannt. Für diese Fachgruppe ist der Schritt zur EU-DSGVO gerechten Datenverarbeitung keine unüberwindbare Hürde. Für Diejenigen die sich nicht zu dieser Gruppe zählen, ist es ein gewaltiger Schritt.

Zweckbindung:

Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem die Daten ursprünglich bezogen wurden. Daten, die ein Unternehmen während eines Bewerbungsprozesses erhoben hat, dürfen zusätzlich nicht zu Werbezwecken verwendet werden.

Recht auf Vergessenwerden:

Verlangt ein Betroffener, dass seine im Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht werden sollen, muss Ihr Unternehmen diesem Anspruch nachkommen. Hierfür müssen Sie natürlich genau wissen, an welchen Orten, zu welchen Zweck und in welchen Prozessen die Daten verarbeitet werden und wurden.

Datensparsamkeit:

Hier verpflichtet Sie die EU-DSGVO dazu, dass Sie als Unternehmen (auch Ihre Mitarbeiter) nur die wirklich benötigten Daten einholen, die für Ihren Zweck benötigt werden.

Datenauskunft:

Sie als Unternehmen sind dazu verpflichtet, einem Betroffenen auf dessen Nachfrage innerhalb von 1 Monat eine Auskunft zu erteilen, welche Daten Sie in welchen Prozessen verwenden, einsetzten und wo Sie diese Daten gespeichert haben.

Nachholbedarf bei der Umsetzung

Studien (Studien von IDC und der Nifis) zeigen, dass bei der Umsetzung der EU-DSGVO in den deutschen Unternehmen ein großer Nachholbedarf besteht! Nach Prüfung der IDC waren zum Stand Sommer 2017 ca. 44 Prozent der deutschen Unternehmen noch nicht im Umsetzungsprozess oder hatten sich noch nicht mit dem Thema EU-DSGVO beschäftigt. Dies bestätigte die Nifis-Studie ebenfalls im Dezember 2017. Weniger als ein Viertel der deutschen Unternehmen, werden die Vorgaben der EU-DSGVO bis zum Stichtag 25. Mai 2018 nicht umgesetzt haben.

Hektik ist kein guter Begleiter

Haben Sie sich diesem Thema noch nicht oder bereits angenähert? Egal welcher Gruppe Sie sich zuordnen, Hektik ist keine Lösung. Maßnahmen ergreifen und datenrelevante Prozesse in der Hektik verändern, ist nicht zielführend. Die Chancen, wichtige Dinge zu übersehen und diese später nachbessern zu müssen, sind zu groß. Bitte tun Sie aber auch nicht das Gegenteil: Abwarten und hoffen, dass die Aufsichtsbehörden keine strengen Kontrollen durchführen! Hierfür sind die zu erwartenden Strafen zu gravierend. Laut Artikel 83, Absatz 4 der DSGVO, sind bis zu 4 Prozent Ihres Jahresumsatzes möglich. In besonders schweren Fällen, sind Haftstrafen für Führungskräfte von bis zu drei Jahren vorgesehen.

Doch wie sollen Sie jetzt mit dem Thema EU-DSGVO umgehen?

1. Gap-Analyse
2. Prozessanalyse (In welchen Prozessen werden sensible Daten erhoben und verarbeitet?)
3. Erarbeitung zentraler Richtlinien
4. Mitarbeiterschulungen
5. Schaffung der geforderten IT-Voraussetzungen
6. Review der Maßnahmen und Richtlinien

Gap-Analyse

Sie als Unternehmen oder Behörde, müssen nachweisen können, dass Sie sich mit dem Thema DSGVO beschäftigen. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten im Einsatz? Dies schreibt das alte Bundesdatenschutzgesetz in der Vielzahl der deutschen Unternehmen bereits vor. Jedoch zeigt die Studie von IDC, dass lediglich 17 Prozent der Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben.

Führen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme anhand einer Gap-Analyse durch. Hierbei prüfen Sie, welche Vorgaben der Verordnung Sie bereits umsetzen und bei welchen Sie noch Handlungsbedarf haben. Durch den Einsatz einer Gap-Analyse, lässt sich auf einfachem Wege feststellen, bei welchen Richtlinien Anpassungsbedarf besteht. Gerade für Unternehmen, die sich bereits intensiv mit dem alten Bundesdatenschutzgesetz beschäftigten, sind hier zum Beispiel beim Thema der Meldepflichten Änderungen notwendig.

Sollte es zu einer Prüfung der Aufsichtsbehörde kommen, können Sie eine entsprechende aktive Umsetzung des Themas anführen. Natürlich bedeutet die Gap-Analyse nicht, das Ende der Einführung der DSGVO in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde.

Prozessanalyse

In welchen Prozessen werden von Ihnen sensible Daten erhoben und/oder verarbeitet? Dies ist die zentrale Frage der durchzuführenden Prozessanalysen. Ein unabdingbares Mittel sind Prozessanalysen. In welcher Abteilung und in welchen Geschäftsprozessen erheben und/oder verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Welche Verarbeitungstätigkeiten sind in Ihrem Haus oder extern angesiedelt? Auch diese Prozesse gilt es gründlich zu prüfen. Generell sollten Sie eine Bestandsaufnahme aller Verfahren und Prozesse Ihres Unternehmens oder Behörde durchführen, bei denen Daten im Spiel sind. Eine einmalige Dokumentation ist hierbei aber nicht die letztendliche Lösung. Diese Analyse muss in bestimmten Intervallen wiederholt werden. Nur so tragen Sie zur vollständigen Abbildung bei. Stehen intern keine Ressourcen zu diesem Thema zur Verfügung, können dies auch externe Berater oder Unternehmen übernehmen.

Erarbeitung zentraler Richtlinien

Zentrale Richtlinien, sind gerade für Unternehmen und Behörden mit mehreren Standorten von großer Bedeutung. Schaffen Sie einen einheitlichen Stand im gesamten Unternehmen! Bei Bedarf lassen sich diese Richtlinien an die Gegebenheiten der einzelnen Standorte bedarfsorientiert anpassen. Verhindern Sie Wildwuchs in Ihren Unternehmens- und Behördenprozessen. Gerade mit Blick auf die EU-DSGVO ist dies von großer Bedeutung. Dies ist eine Herausforderung für alle Unternehmensgrößen, ob KMU oder Großunternehmen. Regeln Sie wann, wo und wie personenbezogene Daten gelöscht werden müssen. Das Löschkonzept ist wichtig, da die DSGVO ein „Recht auf Vergessenheit“ vorschreibt. Außerdem sieht die DSGVO verschiedenste Aufbewahrungsfristen für die vorhandenen personenbezogenen Daten vor.

Mitarbeiterschulungen

Die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter spielt eine zentrale Rolle, denn Ihre Mitarbeiter arbeiten täglich mit diesen Daten und Ihren mehr oder weniger definierten Prozessen. Sie können die besten Prozesse definieren, wenn Ihren Mitarbeitern die Bedeutung und die Abläufe der Prozesse und der DSGVO nicht verdeutlicht werden. Ohne Ihre Mitarbeiter ist eine Umsetzung der Vorgaben nicht möglich! Hierfür sind Schulungen ein probates Mittel. Gemeinsam sind Sie als Unternehmen stark.

Schaffung der geforderten IT-Voraussetzungen

Schutz ohne den Einsatz von IT? Diese Frage stellt sich nicht. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik wird mit seiner Definition von IT nach dem Stand der Technik als Basis für die Umsetzung Ihrer DSGVO-Maßnahmen herangezogen. Daher ist der effiziente Schutz der personenbezogenen Daten ohne den Einsatz von IT-Lösungen nicht realisierbar. State-of-the-Art ist hierbei das Schlagwort! Hier besteht dringender Handlungsbedarf. Der Anpassung Ihrer IT kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Gleichzeitig wird dieser Schritt entweder als nicht wichtig erachtet (nach dem Motto: läuft doch alles) oder stellt die Unternehmen und Behörden vor besondere Herausforderungen. Investitionen sind hierbei meist nicht zu verhindern. Nutzen Sie hierbei die Chance und aktualisieren Sie Prozesse und Systeme, die nicht direkt durch die DSGVO betroffen sind, gleich mit! Machen Sie aus dem „vermeintlichen“ Nachteil, Ihren Vorteil!

Setzen Sie auf modernen Datenschutz und ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde ein komfortables Arbeiten nach und mit DSGVO-Vorgaben.

Review der Maßnahmen

Genauso wichtig wie die Analyse und die getroffenen Maßnahmen zur Einführung und Optimierung Ihres Datenschutzstandards, ist ein stetiges Review der Prozesse, Maßnahmen und IT. Anforderungen und Prozesse verändern sich ständig. Hier müssen Sie in bestimmten Intervallen Anpassungen an den DSGVO relevanten Stellen vornehmen. Nutzen Sie den Kreislauf, um Ihr Unternehmen immer den notwendigen Schritt voranzubringen.

Wer etwas unternimmt ist auf dem richtigen Weg. Wer nichts unternimmt ist schlecht beraten!

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